Місто Ржищів – місто обласного значення з 1995 року ( рішення Верховної ради України від 06.06.1995 року). До цього Ржищів мав статус селища міського типу Кагарлицького району Київської області.

Архівний відділ створено  07 липня 1998 року, перші фонди були передані з архівного відділу Кагарлицької райдержадміністрації.

З 28.09.1999 року архівний відділ реорганізовано в міський державний архів (розпорядження № 444 від 28.09.1999 р.)  та призначено завідувачкою архівом Білик Л.Ю.

З 30.09.2002 року  міський державний архів реорганізовано в архівний відділ Ржищівської міської ради ( рішення сесії міської ради № 65-4-24 від 30.09.2002 р.), затверджено Положення та внесено зміни до штатного розпису.

З 22.01.2010 року внесено зміни до назви відділу та затверджено положення про архівний відділ виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області ( рішення сесії міської ради № 2104-56-05 від 22.01.2010 р.).

Архівний відділ з  березня 2000 року розміщений в приміщенні адміністративного будинку міської ради на першому поверсі. Сховище обладнано охоронною та пожежною сигналізацією, має грати на вікні та вхідних дверях, у 2012 для архівного відділу виділено додаткове приміщення, в якому розміщено робочу кімнату начальника відділу. У відділі зберігаються документи, які віднесені до Національного архівного фонду та з особового складу ліквідованих юридичних осіб Найбільшими фондами є ф.№ 1 "Виконавчий комітет Ржищівської міської ради", ф. № 3 "Ржищівський будівельний технікум", ф. № 4 "Ржищівський завод "Радіатор", який у 2002 році оголошений банкоротом і на зберігання надійшли документи постійного зберігання та з особового складу, ф. № 5 "Ржищівське ремонтно-транспортне підприємство", підприємство ліквідовано і на зберіганні є документи постійного зберігання  та з особового складу. На обліку є 15 фондів документів НАФ, 2589 од. зб. управлінської документації, 25 фондів ліквідованих юридичних осіб та  1438 од.зб. особового складу.  В науково-довідниковому апараті є 35 описів на документи:15 описів постійного зберігання та 25 з особового складу.

 Згідно з Положенням  відділ є виконавчим органом міськвиконкому, утворюється за поданням міського голови міською радою, підзвітний та підконтрольний раді, яка його утворила, підпорядкований її виконавчому комітету та підконтрольний відповідно Державному архіву Київської області в порядку, встановленому законом.

Архівний відділ контролює та надає практичну, методичну допомогу підприємствам, організаціям установам усіх форм власності міста  щодо ведення діловодства та архівної справи, планує роботу згідно вимог міськвиконкому та Державного архіву області, звітується перед виконавчим комітетом Ржищівської міської ради та  Державним архівом Київської області.

З початку створення архівного відділу( з 07.07.1998 року), очолює його Білик Людмила Юріївна. Білик Л.Ю. закінчила Український державний педагогічний університет ім. Драгоманова, працювала вчителем початкових класів. З 1998 року працює в архівному відділі виконавчого комітету Ржищівської міської ради, виконує покладені на відділ завдання щодо розвитку архівної справи у місті Ржищеві.