План роботи архівного відділу

виконавчого комітету Ржищівської міської ради

Київської області у 2013 році

1. Забезпечення  збереженості та державний облік документів НАФ: 

1.1.4 оправлення та підшивка документів з паперовою основою - 40 справ,

1.1.4.1 нумерація аркушів у справах – 6000 аркушів;

1.1.4.2 оформлення титульних аркушів – 40 справ;

1.6  Закартонувати  73 справи: 46справ фонду № 1 «Ржищiвська міська рада» в П кварталі та 27 справ фонду № 14 «Управління праці та соціального захисту населення» в Ш кварталі.

 1.7 Планується провести перевіряння наявності справ   фонду  № 10 «Ржищівська середня школа імені Героя Радянського Союзу Олега Кошового» в кількості 55 од.зб. в П кварталі.

1.8.4 Проводити контроль за температуро-вологісним режимом та знесилення 76 пог.м картонажів.

1.9  Проводити облік фондів та документів, внесення змін у книгу надходжень документів, картки фондів.

1.9.4 Скласти «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2013 р.» та картки фондів, що зберігаються в архівному відділі та подати їх на ЕПК ДАКО.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату…

2.3 Продовжувати роботу з каталогізації   документів фонду            № 1  «Ржищівська міська рада» ( 35 справ та 120 карток) за такою тематикою: виділення земельних ділянок,  виділення житла, купівля-продаж об’єктів нерухомості, оформлення права власності та інші.

Розпочати роботу по переведенню в електронний формат каталожних карток.

3.Формування НАФ.

3.1   На держзберігання надійдуть документи 2 установ списку № 1 в кількості 46 справ та 27 справ фонду № 14 «Управління праці та соціального захисту населення».

 3.2. Затвердити на ЕПК   описи справ управлінської документації - 62 справи  та на погодження ЕПК описи з особового складу на 25 справ та 5  номенклатур справ установ списку № 1.    

3.2.1 Розпочати роботу переведення в електронний формат описів справ.  

 3.4.1 Планується провести 4 перевірки установ спису № 1:

 2 тематичні та 2 контрольні перевірки роботи архівних підрозділів установ, підприємств міста, надаватимуться консультація по телефону, у ході особистого спілкування з питань архівної справи,  надаватиметися допомога у складанні номенклатур справ, Інструкцій з діловодства, Положень про архівні підрозділи, складанні описів справ та проведенні експертизи цінності документів, складання актів на знищення.  Проводитиметься паспортизація архівних підрозділів  установ.

3.4.5 Продовжувати роботи з наглядовими справами установ та організацій міста, перевірити та поповнити справи необхідними документами.

3.5.3.1 Провести 2 семінари з відповідальними за діловодство та архівну справу установ, підприємств міста з питань здійснення заходів протипожежного захисту, обліку та зберігання електронних документів. До семінарів залучити керівників діловодних служб та представників бухгалтерій установ та організацій міста в кількості 20 осіб. Прийняти участь у 2 семінарах з підвищення кваліфікації.

3.5.3.3 Брати участь у проведенні семінарів, що проводяться міськвиконкомом та іншими службами міськвиконкому.

 3.8 Продовжувати ведення картотеки обліку місцезнаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств.

4. Використання  інформації документів НАФ.

 4.2 Планується виконати:

- 50  тематичних  запитів та 100 запитів соціально-правового характеру, розглянути на особистому прийомі 50 усних звернень громадян;

-    підготувати виставку документів присвячену 70-ій  річниці визволення Київщини від німецько-фашистських загарбників;

-  1 радіопередача присвячена Дню працівників архівних установ, 2 публікації: стаття про архівну установу до довідника «Архівні установи Київщини» та до Дня працівників архівних установ «Досягнення та перспективи розвитку архівної справи  на Київщині».

 5.   Для зміцнення  матеріально-технічної бази планується придбати нові вогнегасники,  монітор та блок безперебійного живлення.

6. Адміністративно-управлінська діяльність.

Складати вчасно річні плани та звіти роботи, розвитку архівної справи у місті, готувати інформацію для розгляду на сесії міської ради про роботу відділу та стан виконання звернень громадян та доповідь на розгляд виконавчого комітету,   підвищувати фаховий рівень та вести діловодство архіву відповідно правил роботи.

Начальник архівного відділу                                                    Л.Ю.Білик