План роботи на 2014 рік

Архівний відділ  планує свою роботу відповідно до Основних правил  роботи  архівів України та з урахуванням  рекомендацій Держав-ного архіву Київської області, виходячи  з можливостей та потреб міста.

Відділ планує  виконання   Програми розвитку архівної справи в місті Ржищеві на 2012 – 2014 роки, Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010 -2014 роки, виконання Програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рік та виконання завдань і заходів посилення протипожежного захисту в архівному відділі.

Архівний відділ планує:

постійне оновлення інформаційної сторінки веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини»;

ведення картотеки обліку знаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ міста;

співпрацю з засобами масової інформації з метою популяризації архівних документів;

впровадження  в роботу нових Правил роботи архівних установ України;

проведення заходів щодо рішення колегії Державного архіву Київської області  від 30 липня 2013 року «Про результати комплексної перевірки роботи архівного відділу Ржищівської міської ради» та підготовка інформації ДАКО про виконану роботу;

участь в семінарах, нарадах  та колегіях ДАКО.

Головні завдання роботи відділу:

1. Забезпечення  збереженості та державний облік документів НАФ: 

1.2  провести ремонт документів з паперовою основою в кількості 20 аркушів,

1.6  Закартонувати  42 од. зб. фонду № 1 «Виконавчий комітет Ржищiвської міської ради».

1.7 Планується провести перевіряння наявності справ   фонду  № 4 «Ржищівський завод «Радіатор» в кількості 346 од. зб.

1.9 Скласти «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2013 р.» та картки фондів, що зберігаються в архівному відділі та подати їх на ЕПК ДАКО.

 2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату…

2.3 Продовжувати роботу з каталогізації   документів фонду            № 1  «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» ( 30 справ та 100 карток) за такою тематикою: виділення земельних ділянок, купівля-продаж об’єктів нерухомості, оформлення права власності та інші.

Розпочати роботу по переведенню в електронний формат каталожних карток.

3.Формування НАФ.

3.1   На держзберігання надійдуть документи 1 установи списку № 1 в кількості 42 справи.

 3.2. Подати на схвалення ЕПК   описи справ постійного зберігання на 20 справ  та на погодження ЕПК описи з особового складу на 25 справ та 5  номенклатур справ установ списку № 1.    

3.2.1 Розпочати роботу переведення в електронний формат описів справ.  

 3.5.1 Планується провести 3 перевірки установ спису № 1:

 2 тематичні та 1 комплексну перевірки роботи архівних підрозділів установ, підприємств міста, надаватимуться консультація по телефону, у ході особистого спілкування з питань архівної справи,  надаватиметися допомога у складанні номенклатур справ, Положень про архівні підрозділи та про експертні комісії, складанні описів справ та проведенні експертизи цінності документів, складання актів для знищення документів.  Проводитиметься паспортизація архівів   установ.

3.5.3.1 Провести 3 семінари з відповідальними за діловодство та архівну справу установ, підприємств міста з питань здійснення заходів протипожежного захисту, обліку та зберігання електронних документів та використання в роботі нових Правил роботи архівних установ. До семінарів залучити керівників діловодних служб та представників бухгалтерій установ та організацій міста в кількості 25 осіб. Прийняти участь у 2 семінарах з підвищення кваліфікації.

3.5.3.3 Брати участь у проведенні семінарів, що проводяться міськвиконкомом та іншими службами міськвиконкому.

4. Використання  інформації документів НАФ.

 4.2 Планується виконати:

-   2 інформаційних листи;

- 50  тематичних  запитів та 100 запитів соціально-правового характеру, розглянути на особистому прийомі 150 звернень громадян;

-    підготувати виставку документів присвячену 70-ій  річниці визволення України від німецько-фашистських загарбників;

-  підготувати 2 публікації до місцевої газети «Ржищів»: «Спогади односельчан…» присвячену  Дню Перемоги  та «Найкращі працівники архівних служб міста» присвячену Дню працівників архівних установ.

5.   Для зміцнення  матеріально-технічної бази планується придбати картонні коробки та  блок безперебійного живлення, встановити металеві стелажі.

5.4  Встановити в сховищі пожежну сигналізацію.

6. Адміністративно-управлінська діяльність.

Складати вчасно річні плани та звіти роботи, розвитку архівної справи у місті, готувати інформацію для розгляду на сесії міської ради про роботу відділу та стан виконання звернень громадян,   підвищувати фаховий рівень та вести діловодство архіву відповідно правил роботи.

Начальник архівного відділу                                                   

Л.Ю.Білик