План роботи на 2015 рік

Архівний відділ  планує свою роботу відповідно до Основних правил  роботи  архівів України та з урахуванням  рекомендацій Держав-ного архіву Київської області, виходячи  з можливостей та потреб міста.

Відділ планує  затвердження та виконання   Програми розвитку архівної справи в місті Ржищеві на 2015 – 2017 роки, Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 -2019 роки, виконання Програми забезпечення пожежної безпеки на 2013-2015 рік та виконання завдань і заходів посилення протипожежного та охоронного захисту в архівному відділі, забезпечення надійності збереженості документів.

Архівний відділ планує:

постійне оновлення інформаційної сторінки веб-сайту «Електронна мережа архівів Київщини»;

ведення картотеки обліку знаходження документів ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ міста;

 співпрацю з засобами масової інформації з метою популяризації архівних документів; вживання заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на державне зберігання, вивіряння та уточнення облікових документів;

надання консультатиційно-методичної допомоги установам-джерелам формування НАФ з науково-технічного опрацювання архівних документів за встановлені законодавством строки;

участь в семінарах, нарадах  та колегіях ДАКО.

 Головні завдання роботи відділу:

1. Забезпечення  збереженості та державний облік документів НАФ: 

1.6  Закартонувати  68 од. зб. фонду № 1 «Виконавчий комітет Ржищiвської міської ради» та нових фондів, документи яких надійдуть до архіву.

1.7 Планується провести перевіряння наявності справ   фонду  № 7 «Ржищівська радіомовна організація» в кількості 21 од. зб. та фонду № 9 «Відгодівельний радгосп «Ржищівський»  в кількості 54 од.зб.

1.9 Скласти «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2015 р.» та картки фондів, що зберігаються в архівному відділі та подати їх на ЕПК ДАКО.

 2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату…

2.3 Продовжувати роботу з каталогізації   документів фонду            № 1  «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» ( 25 справ та 100 карток) за такою тематикою: виділення земельних ділянок, купівля-продаж об’єктів нерухомості, оформлення права власності та інші.

 Продовжувати роботу з універсальним електронний  каталогом, планується внести 1000 електронних карток.

3.Формування НАФ.

3.1   На держзберігання надійдуть документи 3 установ списку № 1 в кількості 68 справ.

3.2. Подати на схвалення ЕПК   описи справ постійного зберігання на 175 справ  та на погодження ЕПК описи з особового складу на 45 справ та 4  номенклатури справ установ списку № 1.     Схвалити на ЕК архівного відділу 2 Положення про ЕК та 2 Положення про архів установ – джерел формування НАФ.         

 3.5.1 Планується провести 4 перевірки установ спису № 1:

 1 тематичні та 3 комплексну перевірки роботи архівних підрозділів установ, підприємств міста, надаватимуться консультація по телефону, у ході особистого спілкування з питань архівної справи,  надаватиметися допомога у складанні номенклатур справ, Положень про архівні підрозділи та про експертні комісії, складанні описів справ та проведенні експертизи цінності документів, складання актів для знищення документів.  Проводитиметься паспортизація архівів   установ.

3.5.3.1 Провести 3 семінари з відповідальними за діловодство та архівну справу установ, підприємств міста з питань здійснення заходів протипожежного захисту, обліку та зберігання електронних документів та використання методичних рекомендацій щодо обліку документів. До семінарів залучити керівників діловодних служб та представників бухгалтерій установ та організацій міста в кількості 20 осіб. Прийняти участь у 4 семінарах з підвищення кваліфікації та роботи діловодних служб.

3.5.3.3 Брати участь у проведенні семінарів, що проводяться міськвиконкомом та іншими службами міськвиконкому.

4. Використання  інформації документів НАФ.

4.2 Планується виконати:

- 1 інформаційний лист;

- 50  тематичних  запитів та 50 запитів соціально-правового характеру, розглянути на особистому прийомі 100 звернень громадян;

-    підготувати виставку документів присвячену 70-ій  річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні;

-  підготувати 2 публікації до місцевої газети «Ржищів»: «Сторінка з історії міста»   та «Архівна справа, погляд в майбутнє» присвячену Дню працівників архівних установ.

5.   Для зміцнення  матеріально-технічної бази планується придбати картонні коробки та  блок безперебійного живлення, встановити додаткові стелажі.

5.4  Встановити в сховищі пожежну сигналізацію.

6. Адміністративно-управлінська діяльність.

Складати вчасно річні плани та звіти роботи, розвитку архівної справи у місті, готувати інформацію для розгляду на сесії міської ради про роботу відділу та стан виконання звернень громадян,   підвищувати фаховий рівень та вести діловодство архіву відповідно правил роботи.

 17.11.2014 р.

Начальник архівного відділу                                                    Л.Ю.Білик