Архівний відділ  планує свою роботу відповідно до Основних правил  роботи  архівів України та з урахуванням  листа Державного архіву Київської області № 01-33/909 від 01.11.2017 року.

            Відділ планує виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 -2019 роки, виконання Програми забезпечення пожежної безпеки та виконання завдань і заходів посилення протипожежного та охоронного захисту в архівному відділі, забезпечення надійності збереженості документів.

            Архівний відділ планує:

            вживати заходи щодо дотримання вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на державне зберігання; створення реєстру описів;

            провести роботу з  юридичними особами  джерел формування НАФ, у діяльності яких створюються електронні документи постійного та тривалого зберігання, з впровадження Порядку роботи з електронними документами;

            співпрацю з засобами масової інформації з метою популяризації архівних документів та архівної справи;

            підготувати та затвердити Програму розвитку архівної справи в м. Ржищеві на 2018-2020 роки;

            надавати консультаційно - методичну допомогу установам-джерелам формування НАФ з науково-технічного опрацювання архівних документів та затвердження нових нормативних актів;

взяти участь в семінарах, нарадах  та колегіях ДАКО, міськвиконкому;

надавати методичну допомогу об’єднаній територіальній громаді з питань діловодства та ведення архівної справи.

            Головні завдання роботи відділу:

1. 1.      Забезпечення  збереженості та державний облік документів НАФ:

Провести ремонт 30 аркушів документів фонду № 4 «Ржищівський завод «Радіатор»  та фонду № 3 № №Ржищівський будівельний технікум».

Закартонувати 158 справ.

Планується провести перевіряння наявності справ  1 фонду. Всього 693 од. зб.

 Скласти «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2018 р.» та картки фондів, що зберігаються в архівному відділі та подати їх на ЕПК ДАКО.

            2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату…

Продовжувати роботу з каталогізації документів фонду № 1  «Викона-вчий комітет Ржищівської міської ради» (30 справ та 300 карток) за такою тематикою: оформлення права власності на земельні ділянки, купівля-продаж об’єктів нерухомості, оформлення права власності та інше. 

3.Формування НАФ.

На держзберігання надійдуть документи 2 фондів у кількості 62 справи.

Подати на схвалення ЕПК описи справ постійного зберігання на 127 справ  та на погодження ЕПК описи з кадрових питань на 60 справ, 5  номенклатур справ установ міста.

 Планується провести 3 перевірки установ міста.

  3 комплексні перевірки роботи архівних підрозділів установ, підприємств міста, надаватимуться консультація по телефону, у ході особистого спілкування з питань архівної справи,  надаватиметися допомога у складанні номенклатур справ, Положень про експертні комісії, складанні описів справ та проведення експертизи цінності документів, складання актів для знищення документів.  Проводитиметься паспортизація архівів   установ.

 Провести 3 семінари з відповідальними за діловодство та архівну справу установ, підприємств міста з питань здійснення обліку та зберігання документів в новоствореній громаді та використання  документів, впровадження нормативно-правових актів, у т. ч. Порядку роботи з електронними документами. До семінарів залучити керівників діловодних служб та представників бухгалтерій установ та організацій міста в кількості 25 осіб. Взяти участь у 4 семінарах з підвищення кваліфікації та роботи діловодних служб.

Взяти участь у проведенні семінарів, що проводяться міськвиконкомом та іншими службами міськвиконкому.

4. Використання  інформації документів НАФ.

  Планується виконати:

- 50  тематичних  запитів та 20 запитів соціально-правового характеру, розглянути на особистому прийомі 70 звернень громадян;

- підготувати 2 виставки документів присвячених 75-ій  річниці Битви за Дніпро 1943 року та 1030 – річчя хрещення Київської Русі – України;

- підготувати 3 публікації до місцевої газети «Ржищів»: «Доступ до архівних документів: відображення історії держави», «Трагедія Крутого Вивозу: події 1943 року» та «Про підсумки роботи архівного відділу» присвячену Дню працівників архівних установ.

- провести спільно з відділом культури (музей образотворчого мистецтва та бібліотеки) та Радою ветеранів  круглий стіл присвячений трагедії Крутого Вивозу 1943 року.

6. Адміністративно-управлінська діяльність.

Планується провести 4 засідання ЕК архівного відділу.

            Складати вчасно річні плани та звіти роботи, розвитку архівної справи у місті, готувати інформацію для розгляду на сесії міської ради про роботу відділу та стан виконання звернень громадян, підвищувати фаховий рівень та вести діловодство архіву відповідно правил роботи.