Архівний відділ  планує свою роботу відповідно до Основних правил  роботи  архівів України та з урахуванням  листа Державного архіву Київської області № 01-33/1016 від 06.11.2018 року.

            Відділ планує виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015 -2019 роки, виконання Програми забезпечення пожежної безпеки та виконання завдань і заходів посилення протипожежного та охоронного захисту в архівному відділі, забезпечення надійності збереженості документів.

            Архівний відділ планує:

            вживати заходи щодо дотримання вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на державне зберігання; створення реєстру описів;

            виконання заходів, передбачених Програмою розвитку архівної справи у місті (зміцнення матеріально-технічної бази);

            вживати заходи щодо переведення в електронну форму довідкового апарату до документів НАФ;

            надавати методичну та практичну допомогу міській виборчій комісії з питань опрацювання  виборчих документів;

взяти участь в семінарах, нарадах  та колегіях ДАКО, міськвиконкому;

надавати методичну та практичну допомогу об’єднаній територіальній громаді з питань діловодства та ведення архівної справи.

            Головні завдання роботи відділу:

1. 1.      Забезпечення  збереженості та державний облік документів НАФ:

1.2   Провести ремонт 25 аркушів документів фонду № 4 «Ржищівський завод «Радіатор»  та фонду № 1  «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради».

            1.7 Планується провести перевіряння наявності справ  1 фонду. Всього 147 од. зб.

            1.9 Скласти «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01.01.2019 р.» та картки фондів, що зберігаються в архівному відділі та подати їх на ЕПК ДАКО.

            2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату…         

2.3 Продовжувати роботу з каталогізації документів фонду № 1  «Викона-вчий комітет Ржищівської міської ради» (45 справ та 350 карток) за такою тематикою: оформлення права власності на земельні ділянки, купівля-продаж об’єктів нерухомості, оформлення права власності та інше. 

3.Формування НАФ.

3.1 На держзберігання надійдуть документи 4 фондів у кількості 150 справ.

            3.2. Подати на схвалення ЕПК описи справ постійного зберігання на 240 справ  та на погодження ЕПК описи з кадрових питань на 55 справ, 5  номенклатур справ установ міста.

            3.5.1 Планується провести 3 перевірки установ міста.

  3 комплексні перевірки роботи діловодних служб установ, підприємств міста, надаватимуться консультація по телефону, у ході особистого спілкування з питань архівної справи,  надаватиметися допомога у складанні номенклатур справ, складанні описів справ та проведення науково-технічного опрацювання документів, складання актів для знищення документів.  .

3.5.3.1 Провести 3 семінари з відповідальними за діловодство та архівну справу установ, підприємств міста з питань здійснення обліку та зберігання документів в новоствореній Ржищівській територіальній громаді, опрацювання виборчої документації. До семінарів залучити керівників діловодних служб та представників бухгалтерій установ та організацій міста, членів міської виборчої дільниці в кількості 35 осіб. Взяти участь у 5 семінарах з підвищення кваліфікації та роботи діловодних служб.

3.5.3.3 Взяти участь у проведенні семінарів, що проводяться міськвиконкомом та іншими службами міськвиконкому.

4. Використання  інформації документів НАФ.

            4.2 Планується виконати:

            - 2 інформаційних листи про склад документів з кадрових питань ліквідованих юридичних осіб та склад фондів архівного відділу документів НАФ для старостинських округів ОТГ;

- 40  тематичних  запитів та 30 запитів соціально-правового характеру, розглянути на особистому прийомі 70 звернень громадян;

- підготувати 2 виставки документів присвячених 75-ії річниці вигнання нацистських окупантів з України та до дня міста Ржищева;

- підготувати 2 публікації до місцевої газети «Ржищів»: до Дня міста та   підсумки роботи архівного відділу присвячену Дню працівників архівних установ;

4.4 забезпечити роботу 5 користувачам та видати до 50 справ.

5. Зміцнення матеріально-технічної бази

5.3 планується встановити додаткове стелажне обладнання протяжністю 28 пог. метрів

6. Адміністративно-управлінська діяльність.

Планується провести 4 засідання ЕК архівного відділу.

            Складати вчасно річні плани та звіти роботи, розвитку архівної справи у місті, готувати інформацію для розгляду на сесії міської ради про роботу відділу та стан виконання звернень громадян, підвищувати фаховий рівень та вести діловодство архіву відповідно правил роботи.