|
Архівний відділ Ржищівської міської ради Київської області |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2011 рік Робота відділу проводилась за такими напрямками:
Пронумеровано 4200 аркушів у справах. 1.6 Після прийняття на державне зберігання документів закартоновано 50 справ. Коробки заярликовані і розміщені пофондово, внесені зміни до по стелажного топографічного покажчика. Контроль за температурним режимом здійснюється щотижня, показники фі-ксуються в обліковому журналі, вологе прибирання здійснюється постійно. 1.7 Проведено перевіряння наявності та фізичного стану справ 1-го фонду. Всього перевірено 625 од.зб. Складені акти перевірки, аркуш перевіряння наявності та зроблено відповідні записи в облікових документах.
1.9.4 Складені «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів» та погоджені ДАКО. 1.9.5 Складені та погоджені ДАКО картки фондів.
2. 3 Продовжувалась робота по каталогізації документів фонду № 1 “ Ржищівська міська рада”, переглянуто 30 справ та виготовлено 75 карток на таку тематику: виділення земельних ділянок, виділення житла, оформлення права власності, продаж майна, депутатська робота, перейменування вулиць, створення служб, відділів міськвиконкому та інші. 3. Формування Національного архівного фонду.
зберігання : Ф.1 “Ржищівська міська рада” – 28 од.зб., ф. 8 «Міське фінансове управління Ржищівської міської ради» - 8 од.зб. та ф. 11 «Управління Державного казначейства у м. Ржищів Головного управління Державного казначейства України у Київській області» - 14 од.зб. 3. 2 На схвалення ЕПК подавалися описи ф. 11 «Управління Державного казначейства у м. Ржищів Головного управління Державного казначейства України у Київській області» : опис № 1 – 14 од.зб., опис № 2-о – 8 од.зб. погоджено 5 номенклатур справ списку № 1 та 5 номенклатур справ інших установ. 3. 5 Проведено 2 комплексні перевірки роботи архівних підрозділів та ведення діловодства і 1 контрольну перевірку з питань проведення експертизи цінності документів. Надавались консультації працівникам діловодних служб, керівникам з питань розроблень номенклатур, термінів зберігання документів, видачі довідок, ведення архівної справи. 3. 5 Надавалась методична та практична допомога у розробці номенклатур справ, положень про архівні підрозділи та ЕК. Погоджено 5 номенклатуру справ установ – джерел комлектування та 5 номенк-латури справ інших установ. 3. 5. 3 Проведено 1 семінар з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб та керівників установ, служб та управлінь міськвиконкому, в яких взяли участь 12 осіб. Розглядались питання про облік документів, оформлення облікових справ, розроблення Інструкцій діловодства Брала участь у 5-ох семінарах: при міськвиконкомі проводились семінари щодо роботи зі зверненнями громадян, вивчення нового Закону про корупцію, Закону про державну службу та розгляд інших законодавчих документів. 3.8 Створена картотека обліку місцезнадходження документів ліквідованих та реорганізованих установ. Ці дані розміщені на стенді у коридорі біля кабінету архівного відділу. Підготовлені листи керівникам реорганізованих установ щодо уточнення складу документів, після надходження інформації картотека буде доповнена. 3.9 Складені та погоджені на ЕПК ДАКО списки юридичних та фізичних осіб. До списку № 1 внесено - 19 юридичних осіб ( на 2 установи збільшилося ), до списку № 2 – 24 юридичні особи, до списку № 3 – 74 юридичні особи.
4. 2 Протягом 2011 року надійшло та виконано 80 тематичних запитів, з них 75 - з позитивним результатом. Запити такої тематики: надання у приватну власність земельних ділянок, про приватизацію об”єктів комунальної власності, підтвердження наявності заповітів та інших нотаріальних справ та інші копії рішень міської ( селищної ) ради, депутатська діяльність. Введено платні послуги на виконання тематичних запитів. Протягом 2011 року надійшло та виконано 260 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом – 258 запитів. Всього на особистому прийому зареєстровано 340 громадян. Основна тематика звернень громадян – довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій , підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи колишніх робітників заводу «Радіатор» та виконання робіт у зоні забруднення в період ліквідації аварії на ЧАЕС. 4. 3 Підготовлено до місцевої газети «Ржищів» 5 статтей: «Про підготовку до ювілейних свят 2011 року»( 25.03.11), «Інформація про затвердження цін на платні послуги» (20.05.11), «В житті кожної людини є дві батьківщини…» присвячена 860 річчю міста (16.09.11), «Інформація про місцезнаходження документів ліквідованих установ» (07.10.11) та стаття присвячена Дню працівників архівних установ. Підготовлена радіопередача про стан розвитку архівної справи у місті до Дня працівників архівних установ. Підготовлена виставка документів, присвячена 70-ій річниці початку Великої Вітчизняної війни. 4. 4 Протягом року роботи з користувачами не було. 5. Зміцнення матеріально-технічної бази архіву. Придбано 11 картонажів для зберігання документів. 5. 5 Інформація про роботу архівного відділу подається кожного кварталу для звіту роботи міськвиконкому на засіданні сесії міської ради, щоквартально готувалась інформація міському голові про роботу зі зверненнями громадян, було підготовлено 4 подання міському голові про придбання картонажів, про заміну комп’ютерного обладнання, придбання стелажів та інше. 5. 6 Брала участь у проведенні курсів підвищення кваліфікації при центрі Підвищення кваліфікації Київської обласної державної адміністрації. 5. 12 Діловодство в архіві ведеться згідно вимог. Справи ведуться відповідно номенклатури справ, відкладаються у сейфі. На виконання листа Державного архіву Київської області від 19.01.2011№ 01 – 20/54 архівним відділом підготовлені завдання і заходи з виконання Державної цільової соціальної програми забезпечення пожежної безпеки на 2011 – 2015 роки. На виконання запитів КОДА були підготовлені інформації про виконання Програми розвитку архівної справи в місті Ржищеві, про виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ, стану виконання соціально-правових запитів та інші. Архівним відділом розроблено та затверджено «Ціни на роботи( послуги ), що надаються архівним відділом виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області» ( рі-шення № 272-10-06 від 29.04.2011 р.), розроблений перелік адміністра-тивних послуг, які надаються архівним відділом. Виконувала депутат-ський запит щодо надання земельних ділянок громадянам у м. Ржищів за період з 2000 р. по 2005 р. Інформація про роботу архівного відділу Ржищівської міської ради подається щоквартально міському голові для доповіді про роботу міськвиконкому, яка розглядається сесією міської ради. На засіданні виконавчого комітету Ржищівської міської ради заслуховувалась інформація про роботу зі зверненням громадян в архівному відділі: кількість звернень, тематика та категорії громадян. Міському голові надавались 4 доповідні записки та клопотання про необхідність забезпечення відділу картонажами, про заміну комп’ютерного обладна-ння, забезпечення меблями та стелажами. Щоквартально надається інформація міськвиконкому про стан розгляду звернень громадян та роботу відділу, про виконання розпоряджень міського голови та інші Брала участь у семінарських засіданнях по розгляду нормативних документів Президента України, Кабінету Міністрів України, що проводяться кадровою службою, відділом з питань корупції, в засіданнях сесій міської ради з таких питань: затвердження та внесення змін до бюджету, питання соціально-економічного розвитку міста, роботи зі зверненнями громадян, вирішення земельних питань та продажу комунального майна, роботи відділів та служб міськвиконкому, в нарадах міського голови, які проводяться щопонеділка, 1 колегії ДАКО. Брала участь в засіданні присвяченому «Європейському тижню місцевої демократії» з темою «Правова держава очима юних», на якому була пре-зентована робота відділу представникам учнівського та студентського самоврядування. Протягом 6 місяців 2012 проводилася робота щодо надання практичної та методичної роботи з складання номенклатур справ та інструкцій з діловодства установ, організацій міста, які схвалені на засіданні експертної комісії та погоджені на ЕПК Держархіву Київської області. Проведений 2 семінари з керівниками відділів, управлінь міськвиконкому та відповідальними за ведення діловодства установ міста з питань ведення діловодства та архівної справи, а саме розроблення Інструкцій з діловодства та положення про експертну установу. Розпорядженням міського голови № 22 від 05.01.2012 р. створено комісію щодо перевірки стану діловодства та архівної справи в установах міста, членами комісії здійснено перевірку управлінь та відділів міської ради, складено акти перевірок, надана практична та методична допомога. Виділено додаткове приміщення для архівного відділу, в якому розміщено робочу кімнату начальника відділу, проведено ремонт кімнати та сховища. Одним з головних напрямків роботи відділу є робота зі зверненням громадян, виконання тематичних та соціально-правових запитів. Прийом громадян проводиться щоденно, запити виконуються вчасно, повторних звернень не було. Протягом 6 місяців 2012 року надійшло та виконано 45 тематичних запитів. Запити такої тематики: виділення у приватну власність земельних ділянок, копії рішень міської (селищної), підтвердження наявності заповітів. Підготовлено та видано 121 довідку соціально-правового характеру. Основна тематика звернень громадян це довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій, підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи в заводі «Радіатор». З усними зверненнями було 17 громадян з різних питань. Всього підготовлено та видано 166 довідок. Проводилися перевірки ведення діловодства в установах та організаціях міста. Проведено перевіряння наявності та фізичного стану справ фонду № 3 «Ржищівський будівельний технікум», складено акти перевірки.
СПИСОКюридичних осіб – джерел комплектування НАФ, які передають документи архівного відділу виконавчого комітету Ржищівської міської ради Київської області
№ п/п Назва юридичної Форма власності Форма приймання
1 Виконавчий комітет постійне зберігання Ржищівської міської ради в повному обсязі Київської області комунальна
2. Міське управління юстиції державна Вибірковий прийом
3. Міське фінансове управління Ржищівської міської ради комунальна Вибірковий прийом 4. Управління Державного казначейст- ва в м. Ржищів Головного управління Державного казначейства України у Київській області державна Вибірковий прийом
6. СІЛЬСЬКЕ, ЛІСОВЕ, ВОДНЕ ГОСПОДАРСТВО, ЗЕМЛЕВПОРЯДЖЕННЯ І ЗЕМЛЕКОРИСТУВАННЯ 5. Відділ Держкомзему у м. Ржищів Київської області державна Вибірковий прийом
6. Державне підприємство «Ржищівський лісгосп» державна Вибірковий прийом 7. СТОВ “ Срібна хвиля “ (риболовецький колгосп) приватна Вибірковий прийом
8. Ржищівська міська радіомовна організація комунальна Вибірковий прийом
9 Ржищівський міський відділ комунальна Вибірковий освіти прийом 10. Професійний ліцей міста державна Вибірковий прийом Ржищева 11. Ржищівський будівельний державна Вибірковий прийом технікум 12. Ржищівський індустріально- педагогічний технікум державна Вибірковий прийом
13. Ржищівський гуманітарний комунальна Вибірковий прийом коледж 14. КУЛЬТУРА, МИСТЕЦТВО 14. Ржищівський міський відділ комунальна Вибірковий прийом культури
15. ОХОРОНА ЗДОРОВ’Я 15. Ржищівська міська лікарня комунальна Вибірковий прийом
16. Відділ фізичної культури комунальна Вибірковий прийом та спорту 17. Управління праці та соціального захисту населення комунальна Вибірковий прийом 18. Ржищівський міський центр зайнятості державна вибірковий прийом 19. Центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді комунальна Вибірковий прийом
На 1 січня 2011 року до списку внесено 19 юридичних осіб,у тому числі за формами власності: державна - 8 приватна - 1 комунальна - 10
Начальник архівного відділу Л.Ю.Білик Схвалено Протокол засідання ЕК архівного відділу Виконавчого комітету Ржищівської міської ради
Стаття, опублікована в місцевій газеті «Ржищів» 23.12.2011р. 24 грудня – День працівників архівних установ.
Щиро вітаю із професійним святом - Днем працівників архівних установ усіх, хто причетний до роботи з документами, їх утворенням, зберіганням та використанням. Встановлене Указом Президента України у 1998 році це свято є проявом шани та поваги з боку держави до всіх, хто відкриває нам нові та забуті сторінки тисячолітньої писемної історії українського народу. Воно є добрим приводом нагадати суспільству про пріоритет культури й духовності, як основи міжнаціональної єдності країни, її політичної стабільності. Ще з часів Володимира Великого, Ярослава Мудрого, Богдана Хмельницького наші предки розуміли вагу і значення слова, плекаючи безцінні документовані свідоцтва життя народу. Сьогодні архівісти допомагають відновити правду, згадати забуті імена, неупереджено оцінити важливі події, що відбувалися у минулому. Документальні свідчення, що дійшли до нас із минулого, допомагають відчути дихання далеких епох, зрозуміти логіку подій, що відбувалися, перейнятися думками і сподіваннями своїх попередників, відкрити нові грані їхнього життя. Так само ми передаємо своїм нащадкам неоціненну спадщину - документи нашої епохи. 1. Які завдання покладено на відділ та основні напрямки роботи. Найголовніше завдання архівної установи – це поповнення , зберігання та використання документів, які утворилися в діяльності підприємств, установ та організацій міста, які є невід’ємною складовою Національного архівного Фонду України. Архівний відділ виконавчого комітету Ржищівської міської ради налічує 11 основних фондів та 17 фондів ліквідованих юридичних осіб (суб’єктів підприємницької діяльності), всього зберігається 1947 од. зб. документів управлінської документації та 1543 од. зб. документів з особового складу. Найбільші фонди: «Ржищівська міська рада», «Ржищівський завод «Радіатор», «Ржищівське РТП», «Відгодівельний радгосп «Ржищівський», «Ржищівське ККП». Документи саме цих установ найбільш затребувані, запити громадян стосуються надання копій рішень, витягів та довідок щодо надання земельних ділянок, житла, дозволу на будівництво та інші, довідок про трудовий стаж та заробітну плату (документи з особового складу ліквідованих підприємств). В цьому році значно зменшилась кількість тематичних запитів, це пов’язано з тим, що значна кількість громадян міста використали право приватизації земельних ділянок протягом 2009 – 2010 років ( протягом цих років видано до 1000 довідок тематичного характеру), а от запитів соціально-правового характеру не зменшується. Найбільше довідок про трудовий (пільговий) стаж та розмір заробітної плати виконується по фонду «Ржищівський завод «Радіатор», тому що на заводі було шкідливе виробництво і працівники мають право на пільгове пенсійне забезпечення, пакет таких документів для розгляду комісії готує архівний відділ. Протягом року видано 320 довідок соціально-правового характеру, 85 – тематичного, надавалась усна інформація з різних питань. Архівним відділом створена картотека місцезнаходження документів ліквідованих підприємств та установ міста із зазначенням складу документів, адресою місцезнаходження. Людство завжди цікавило їхнє коріння, рід, родина, сімейні традиції, звичаї, почали створювати родинне дерево, писати народні звичаї, обряди. До архівного відділу почастішали генеалогічні запити колишніх ржищівчан, які бажають встановити родинні зв’язки, знайти хоч якусь згадку про перебування дідів та прадідів у містечку, встановити національність. Надходили листи з Ізраїлю, Росії, інших куточків України, в яких звучить прохання встановити місце проживання, народження, кількість дітей, місце роботи, родичів та інше На жаль, таких документів в архіві немає, всі листи надсилаються до історичного архіву м. Києва. Крім того, архівний відділ контролює та організовує роботу діловодних та архівних служб установ, організацій та підприємств міста, надає методичну та практичну допомогу в упорядкуванні документів, складанні номенклатур справ, описів справ та проведення експертизи цінності документів. 2. Які проблеми в розвитку архівної справи потребують нагального вирішення. Проблем у розвитку архівної справи дуже багато. Першочерговим є питання стану зберігання документів в установах, організаціях міста. Документи не упорядковуються , не складені описи справ та акти на знищення документів, які не підлягають знищенню, не розроблені номенклатури справ. Тільки окремі установи мають відокремлені приміщення для зберігання документів, це центр зайнятості, будівельний технікум, гуманітарний коледж, нотаріальна контора, пенсійний фонд, УПСЗН та інші, в основному документи зберігаються в різних кабінетах, шафах, сейфах. Тому у 2012 році при міськвиконкомі буде створена комісія з питань контролю за станом зберігання і використання документів, яка буде надавати допомогу установам щодо проведення упорядкування та експертизи цінності документів та здійснювати контроль за станом зберігання справ. Потребує зміцнення матеріальна база архівного відділу, відокремлення сховища від робочої кімнати та інші. В зв’язку з тим, що у місті зростає кількість ліквідованих та реорганізованих підприємств, юридичних та фізичних осіб, документи яких не належать до Національного архівного Фонду, є потреба у створенні Трудового архіву, в якому будуть зберігатися документи з особового складу. Всі ці проблеми вимагають відповідно фінансових затрат, будемо сподіватися, що в державному бюджеті буде виділена частина коштів для розвитку архівної справи. 3. Які побажання керівникам та працівникам діловодних і архівних служб. Хочеться відмітити, що архівний відділ тісно співпрацює з усіма установами, підприємствами міста, службами та управліннями міськвиконкому. Міський голова, заступники та керівники прислухаються до проблем розвитку архівної справи та сприяють вирішенню тих чи інших завдань, в свою чергу архівний відділ постійно надає методичну, практичну допомогу з питань ведення діловодства, роботи зі зверненнями громадян, за усіма основними напрямками архівної діяльності від забезпечення збереженості документів, поповнення Національного архівного фонду, зміцнення матеріально-технічної бази до популяризації архівних документів та всебічного використання їх інформації. Переконана що ми всі й надалі збагачуватимемо кращі традиції своєї професії, віддано і сумлінно служитимемо обраній справі. Напередодні Новорічних свят бажаю усім міцного здоров’я, щастя, добра і нових успіхів у звершенні мрій, злагоди і достатку родинам та нашому місту.
Начальник архівного відділу Л.Ю.Білик |