На виконання листа Державного архіву Київської області  від  19.01.2012 № 01-20/67  був розроблений план-графік на 2012-2016 роки першочергового приймання на постійне зберігання документів, що зберігаються в установах-джерелах комплектування архівного відділу понад встановлені строки, на виконання доручень голови Київської обласної державної адміністрації А. Й. Присяжнюка щодо забезпечення збереженості документів в архівних відділах області архівному відділу виділено додаткове приміщення в якому розміщено робочу кімнату, а в сховищі проведено косметичний ремонт,  архівний відділ підключений до мережі «Інтернет», заключний договір про обслуговування сайту «Електронна мережа  архівів Київщини» та інше. На виконання доручення голови КОДА від 24.01.2012 № 11-1 щодо створення мережі трудових архівів  підготовлена інформація про стан зберігання документів у відділі. На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 розроблені та затверджені Інструкції з діловодства установ міста. На виконання наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 розроблені та проведені заходи щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу. Інформація про роботу архівного відділу виконкому Ржищівської міської ради подається щоквартально міському голові для доповіді про роботу міськвиконкому, яка розглядається сесією міської ради. На засіданні виконавчого комітету Ржищівської міської ради щоквартально заслуховувалась інформація про роботу зі зверненням громадян в архівному відділі: кількість звернень, тематика та категорії громадян. Міському голові  надавались 4 доповідні записки та клопотання  про необхідність забезпечення відділу   картонажами, про заміну комп’ютерного обладнання, виділення додаткового приміщення, забезпечення його меблями та стелажами та посилення протипожежного захисту. Щоквартально надається інформація  міськвиконкому про стан розгляду звернень громадян та  роботу відділу, про виконання розпоряджень міського голови та інше.

Проведено ремонт документів з паперовою основою фонду № 1 Ржищівська міська рада» в кількості 12 аркушів.

Оправлено та підшито  55 од.зб. ( прошито, пронумеровані аркуші, оформлені титульні аркуші та аркуші-засвідчувачі), проставлені архівні шифри та номери справ.

Пронумеровано 8100 аркушів у справах.

У 2012 році проведено перевіряння наявності справ 1-го фонду: ф. № 3 « Ржищівський будівельний технікум» в кількості 360 од. зб. Складені акти перевірок. У сховищі упорядковано фонди і розміщені по галузево.   

У 2012 році на держзберігання надійшли документи 1 частини фонду: «Ржищівська міська  рада» та 1 нового фонду № 12 «Відділ освіти виконавчого комітету Ржищівської міської ради».  Всього 62 од. зб.

Продовжувалась каталогізація документів фонду № 1 “Виконавчий комітет Ржищівської міської ради”, переглянуто 25 справ та виготовлено 100 карток. Тематика карток: виділення та надання в приватну власність земельних ділянок, житла, будівництво,  оформлення права власності, продаж майна та землі, депутатська діяльність, перейменування вулиць, створення служб, управлінь, відділів та інше. На обліку в архіві є 12  фондів.  У цьому році прийнято на зберігання документи 2-ох  фондів, в т. ч. один фонд новий – «Міський відділ освіти виконавчого комітету Ржищівської міської ради», у книзі обліку надходжень документів  зроблені відповідні записи, внесені зміни у картки фондів.

Складені «Відомості про зміни  у складі та обсязі фондів» та погоджені ДАКО.

Складені та погоджені ДАКО картки фондів.

В цьому році погоджено 9 номенклатур справ установ, організацій списку № 1 та 4  номенклатури справ  інших  установ, схвалено 9 Інструкцій з діловодства, 4 Положення про експертні комісії.

 Протягом року проведено 2  комплексні перевірки  установ та організацій міста з питань  діловодства та упорядкування справ, обліку та звітності, 2 контрольні та 4 тематичних перевірок. Всього 8 перевірок.             Проведено 2 семінари з підвищення кваліфікації відповідальних за ведення діловодства та керівників управлінь, установ міськвиконкому з питань складання Інструкції з діловодства та Положень про ЕК, описів справ,   виконання  та облік запитів.

Опубліковано  4 статті у місцевій газеті «Ржищів» :  «Наука» Діло-водство» ( 27.01.12),  «Інформація про виконання доручень голови КОДА» (10.08.12), «Інформатизація архівної галузі сьогодні: здобутки та завдання на майбутнє» (23.11.12), «Інформація роботу відділу» присвячена Дню працівників архівних установ (21.12.12).    Підготовлена 1 радіопередача  про підсумки роботи відділу напередодні Дня працівників архівних установ.  

Протягом 2012 року  надійшло та виконано 75 тематичних запитів, з них 74 - з позитивним результатом. Запити такої тематики: надання  у приватну власність земельних ділянок, про приватизацію об’єктів комунальної власності, підтвердження  наявності заповітів та інших нотаріальних справ та інші копії рішень міської ( селищної ) ради, депу-татська діяльність.   

Протягом 2012 року надійшло та виконано 220 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом – 218 запитів.   Всього на особистому прийому зареєстровано 295 громадян. Основна тематика звернень громадян –  довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій , підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи колишніх робітників заводу «Радіатор» та  виконання  робіт у зоні забруднення в період ліквідації аварії на ЧАЕС.

На виконання доручень Уряду щодо поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян, архівним відділом розроблений графік прийому громадян, але при потребі  прийом громадян здійснюється щодня. Запити виконуються вчасно, повторних запитів не має. Найбільш актуальні питання: архівні витяги та копії про надання земельних ділянок для будівництва та в приватну власність, копії нотаріальних документів, які велися селищною Радою,  підтвердження трудового та пільгового стажу та довідки про заробітну плату, депутатська діяльність. Для виконання  даних запитів використовується картотека та  перегляд справ за ті чи інші роки. Інформація про необхідні документи для отримання довідок, про  склад фондів архівного відділу постійно друкується у місцевій газеті.  Створена картотека місцезнаходження ліквідованих та реорганізованих установ, підприємств міста, інформація розміщена на стенді в коридорі біля кабінету архівного відділу.

Отримано додаткове приміщення площею 10, 5 кв. метри, в якому розміщено робочу кімнату.

Проведено ремонт в додатковому приміщенні ( пл. 10,5 кв. м ) та косметичний ремонт в архівосховищі.