На виконання листів Державного архіву Київської області відділом були підготовлені інформації: від  15.05.2013 № 01-19/322   про документи НАФ, які протягом 2009-2013 рр. надавалися у користування поза архівною установою, від 02.07.2013 № 01-19/441 про відокремлені підрозділи юридичних осіб, від 18.09.2013 р. № 01-19/636 про виявлення приватних архівних зібрань. На виконання доручення голови КОДА від 24.01.2012 № 11-1 щодо створення мережі трудових архівів  та листа ДАКО щодо передавання документів з особового складу до трудових архівів підготовлена інформація про стан зберігання документів у відділі. На виконання наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 розроблені та проведені заходи щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу, на виконання листа ДАКО від 29.08.2013 р. № 01-19/590 підготовлена інформація щодо організації діловодства в органах місцевого самоврядування (загальний відділ міськвиконкому). Згідно з планом організаційної роботи Державного архіву Київської області заступником директора Лужинською О.М. та архівістом відділу інформації та використання документів Боровик Ю.С. 04 липня 2013 р. проведена комплексна перевірка роботи архівного відділу, під час перевірки здійснене ознайомлення з роботою загального відділу, організаційної та кадрової роботи міської ради та відбулася зустріч з міським головою міста Спичаком М.А.  Інформація про роботу архівного відділу виконкому Ржищівської міської ради подається щоквартально міському голові для доповіді про роботу міськвиконкому, яка розглядається сесією міської ради. На засіданні виконавчого комітету Ржищівської міської ради щоквартально заслуховувалась інформація про роботу зі зверненням громадян в архівному відділі: кількість звернень, тематика та категорії громадян. Міському голові  надавались 5доповідних записок та клопотання  про необхідність забезпечення відділу картонажами, про   придбання вогнегасників та посилення протипожежного захисту, встановлення пожежної сигналізації, заміну дерев’яних стелажів на металеві.  

Брала участь у семінарських засіданнях    міськвиконкому щодо ведення діловодства та виконання листів, семінарі управління юстиції з питань ведення архівної справи (підготовка документів до передачі на зберігання), в нарадах-семінарах ДАКО з питань впровадження нових Правил роботи архівів України та роботи Електронної мережі архівних установ Київшини,   в засіданнях сесій міської ради з таких питань: затвердження та внесення змін до бюджету, питання соціально-економічного розвитку міста, роботи зі зверненнями громадян,  вирішення земельних питань та продажу комунального майна, роботи відділів та служб міськвиконкому,  в нарадах  міського голови,   які проводяться щопонеділка, 2 колегії ДАКО.  

2. Забезпечення зберігання та державний облік документів НАФ.

 У 2013 році проведено перевіряння наявності справ 1-го фонду: ф. № 10  «Ржищівська середня школа імені Героя Радянського Союзу Олега Кошового» в кількості 67 од. зб. Складені акти перевірок. У сховищі упорядковано фонди і розміщені пофондово.  Проводилася робота з постелажно-топографічним покажчиком та пофондовими топографічними картками, внесені зміни у складанні покажчиків.

Контроль за температурним режимом проводився щотижня, у журналі обліку зроблено 72 записи  вимірювання температури повітря у сховищі, середня температура 16-18 градусів тепла. 83 коробки та 76 пог.м стелажів – обезпилено.

У 2013 році на держзберігання надійшли документи 1 частини фонду: «Виконавчий комітет Ржищівської міської  ради». Всього 46 од. зб. та 13 од. зб. з особового складу ліквідованої юридичної особи «Порто-Флот» .

Упорядкування документів проведено власними силами 2 установ міста: міським фінансовим управлінням Ржищівської міської ради та управлінням  Державної казначейської служби України в м. Ржищів Київської області. Упорядковано 45 од. зб. управлінської документації постійного зберігання та 15 од. зб. з особового складу.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

Продовжувалась каталогізація документів фонду № 1 “Виконавчий комітет Ржищівської міської ради”, переглянуто 35 справ та виготовлено 137 карток. Тематика карток: виділення земельних ділянок, житла, будівництво,  оформлення права власності, продаж майна, депутатська діяльність, створення служб, управлінь, відділів та інше. У звітному році робота по підготовці довідкового та інформаційних видань не проводилась.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання  документів НАФ  в архівних  підрозділах установ, підприємств та організацій.

В цьому році погоджено 14 номенклатур справ, схвалено 2 Інструкції з діловодства, 20 Положень про експертні комісії та 5 положень про архів (архівні підрозділи).

 Протягом року проведено 8   перевірок установ  міста з питань  діловодства та  архівної справи: 2 контрольні та 6 тематичних перевірок.  

Проведено 2 семінари з підвищення кваліфікації відповідальних за ведення діловодства та керівників управлінь, установ міськвиконкому з питань складання   Положень про ЕК та архіви, описів справ,   виконання  та облік запитів, брала участь у 5 семінарах.

Створена картотека обліку місцезнадходження документів ліквідованих та реорганізованих установ. Ці дані розміщені на стенді у коридорі біля кабінету архівного відділу. Підготовлені листи керівникам реорганізованих установ  щодо уточнення складу документів, після надходження інформації картотека буде доповнена.

Постійно наповнюється   інформацією сайт архіву «Електронна мережа архівів Київщини».

Складено списки юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, які не передають документи  та які мають аудіовізуальні документи у зоні комплектування архівного відділу  а також список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Списки подані в ДАКО на затвердження.

5.Використання інформації документів НАФ.

Протягом 2013 року  надійшло та виконано 112 тематичних запитів, з них 107 - з позитивним результатом. Запити такої тематики: архівні копії та витяги з рішень міської ради та виконавчого комітету щодо надання  у приватну власність земельних ділянок,  затвердження технічної документації для видачі державних актів на землю, підтвердження  заповітів та інших нотаріальних справ, що велися секретарем Ржищівської селищної Ради.

Протягом 2013 року надійшло та виконано 140 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом – 139 запитів.   Всього на особистому прийому зареєстровано 252 громадян. Основна тематика звернень громадян –  довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій , підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи колишніх робітників заводу «Радіатор» та  виконання  робіт у зоні забруднення в період ліквідації аварії на ЧАЕС.

Опубліковано  4 статті у місцевій газеті «Ржищів» :   «У пошуках втра-чених документів» (№ 17-18 від 26.04.13),  «Ржищівському архіву – 15 років» (№ 23-24 від 05.07.13), «Неоціненна спадщина»(щодо виявлення приватних зібрань) (№ 35-36 від 27.09.13)  та стаття присвячена Дню працівників архівних установ, радіопередача не вийде, в зв’язку з закриттям радіомовлення в місті. Підготовлена 1 виставка архівних документів 1944 року «Перші кроки на визволеній землі…» присвячена 70-ій річниці визволення Київщини від німецько-фошистських загарбників.

Брала участь у святкуванні  визволення  Київщини від німецько-фашистських загарбників, у вшануванні  жертв голодомору на Україні,  та відзначенні інших державних свят: Дня Конституції, Дня Незалежності, святкуванні 862 річниці міста Ржищева та в обласному фестивалі «Ржищівський вінок», «Трипільське коло»

Архівний відділ  працює над підготовкою інформаційно-культурного видання “Ржищів”.

На виконання доручень Уряду щодо поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян, виконавчим комітетом розроблений графік прийому громадян, але, при потребі,  прийом громадян здійснюється щодня. Запити виконуються вчасно, повторних запитів не має. Тематичні запити виконуються на платній основі. Найбільш актуальні питання: архівні витяги та копії рішень міської (селищної) ради та виконавчого комітету про надання земельних ділянок для будівництва та в приватну власність, копії нотаріальних документів, які велися селищною Радою,  підтвердження трудового та пільгового стажу та довідки про заробітну плату, депутатська діяльність. Для виконання  даних запитів використовується картотека та  перегляд справ за ті чи інші роки. Інформація про необхідні документи для отримання довідок, про  склад фондів архівного відділу постійно друкується у місцевій газеті.  Створена картотека місцезнаходження ліквідованих та реорганізованих установ, підприємств міста, інформація розміщена на стенді в коридорі біля кабінету архівного відділу.

Протягом 2013 року видано 14 довідок, які підтверджують трудовий стаж. До пакету довідок для пільгового пенсійного забезпечення архівним відділом надаються ксерокопії особових рахунків, особових карток, копії протоколу про атестацію робочих місць та інші.

Тематика соціально-правових запитів переважно стосується підтвердження трудового стажу (тому числі довідки для підтвердження  права на пільгове пенсійне забезпечення), довідки про заробітну плату, про участь у ліквідації аварії на ЧАЕС. Прогноз щодо збільшення чи зменшення звернень непередбачуваний, це залежить від змін у пенсійному законодавстві та необхідності проведення перерахунків пенсій, тематика звернень не змінюється.

Розроблений план заходів забезпечення пожежної безпеки на 2013 рік в архівному відділі;  підготовлена 3 доповідні записки міському голові щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу та лист з розрахунками коштів, які необхідно передбачити при плануванні бюджету на 2014 рік; погоджені з відділом НС  заходи для практичних навчань та інструктажів щодо пожежної безпеки з відповідальними за ведення архівної справи установ, організацій міста; інструктаж з начальником відділу проводиться два рази на рік  відповідальним за пожежний стан виконавчого комітету Ржищівської міської ради; порядок дій працівників архіву на випадок виникнення пожежі розміщений в сховищі та робочій кімнаті.  Програмою розвитку архівної справи на 2012-2014 роки передбачено встановлення пожежної сигналізації, але кошти з місцевого  бюджету не виділені.

 Придбано новий монітор, проведено ремонт компютерного обладнання. Придбаний 1 новий вогнегасник та 1 вогнегасник перезаряджений.

Наприкінці року складається  план роботи  та розвитку архівної справи в місті.  Плани складаються  з врахуванням методичних рекомендацій та можливостей, потреб міста, затверджуються міським головою.

Складаються річні звіти про виконання плану розвитку архівної справи, про стан  та обсяг документів НАФ, що зберігаються в установах, паспорт архівної установи та інша додаткова інформація.

На початку року подається звіт неприбуткової установи до Кагарлицької ОПДІ.

Інформація про роботу архівного відділу подається кожного кварталу для звіту роботи міськвиконкому  на засіданні сесії міської ради,    щоквартально готувалась інформація міському голові  про роботу зі зверненнями громадян, було підготовлено 4 подання міському голові про  встановлення пожежної сигналізації, придбання вогнегасників та придбання металевих стелажів. Діловодство в архіві ведеться згідно нових Правил роботи архівних установ України. Справи ведуться відповідно номенклатури  справ, відкладаються у сейфі.

На виконання листів Державного архіву Київської області відділом були підготовлені інформації: від  15.05.2013 № 01-19/322   про документи НАФ, які протягом 2009-2013 рр. надавалися у користування поза архівною установою, від 02.07.2013 № 01-19/441 про відокремлені підрозділи юридичних осіб, від 18.09.2013 р. № 01-19/636 про виявлення приватних архівних зібрань. На виконання доручення голови КОДА від 24.01.2012 № 11-1 щодо створення мережі трудових архівів  та листа ДАКО щодо передавання документів з особового складу до трудових архівів підготовлена інформація про стан зберігання документів у відділі. На виконання наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 розроблені та проведені заходи щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу, на виконання листа ДАКО від 29.08.2013 р. № 01-19/590 підготовлена інформація щодо організації діловодства в органах місцевого самоврядування (загальний відділ міськвиконкому). Згідно з планом організаційної роботи Державного архіву Київської області заступником директора Лужинською О.М. та архівістом відділу інформації та використання документів Боровик Ю.С. 04 липня 2013 р. проведена комплексна перевірка роботи архівного відділу, під час перевірки здійснене ознайомлення з роботою загального відділу, організаційної та кадрової роботи міської ради та відбулася зустріч з міським головою міста Спичаком М.А.  Інформація про роботу архівного відділу виконкому Ржищівської міської ради подається щоквартально міському голові для доповіді про роботу міськвиконкому, яка розглядається сесією міської ради. На засіданні виконавчого комітету Ржищівської міської ради щоквартально заслуховувалась інформація про роботу зі зверненням громадян в архівному відділі: кількість звернень, тематика та категорії громадян. Міському голові  надавались 5доповідних записок та клопотання  про необхідність забезпечення відділу картонажами, про   придбання вогнегасників та посилення протипожежного захисту, встановлення пожежної сигналізації, заміну дерев’яних стелажів на металеві.  

Брала участь у семінарських засіданнях    міськвиконкому щодо ведення діловодства та виконання листів, семінарі управління юстиції з питань ведення архівної справи (підготовка документів до передачі на зберігання), в нарадах-семінарах ДАКО з питань впровадження нових Правил роботи архівів України та роботи Електронної мережі архівних установ Київшини,   в засіданнях сесій міської ради з таких питань: затвердження та внесення змін до бюджету, питання соціально-економічного розвитку міста, роботи зі зверненнями громадян,  вирішення земельних питань та продажу комунального майна, роботи відділів та служб міськвиконкому,  в нарадах  міського голови,   які проводяться щопонеділка, 2 колегії ДАКО.  

2. Забезпечення зберігання та державний облік документів НАФ.

 У 2013 році проведено перевіряння наявності справ 1-го фонду: ф. № 10  «Ржищівська середня школа імені Героя Радянського Союзу Олега Кошового» в кількості 67 од. зб. Складені акти перевірок. У сховищі упорядковано фонди і розміщені пофондово.  Проводилася робота з постелажно-топографічним покажчиком та пофондовими топографічними картками, внесені зміни у складанні покажчиків.

Контроль за температурним режимом проводився щотижня, у журналі обліку зроблено 72 записи  вимірювання температури повітря у сховищі, середня температура 16-18 градусів тепла. 83 коробки та 76 пог.м стелажів – обезпилено.

У 2013 році на держзберігання надійшли документи 1 частини фонду: «Виконавчий комітет Ржищівської міської  ради». Всього 46 од. зб. та 13 од. зб. з особового складу ліквідованої юридичної особи «Порто-Флот» .

Упорядкування документів проведено власними силами 2 установ міста: міським фінансовим управлінням Ржищівської міської ради та управлінням  Державної казначейської служби України в м. Ржищів Київської області. Упорядковано 45 од. зб. управлінської документації постійного зберігання та 15 од. зб. з особового складу.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

Продовжувалась каталогізація документів фонду № 1 “Виконавчий комітет Ржищівської міської ради”, переглянуто 35 справ та виготовлено 137 карток. Тематика карток: виділення земельних ділянок, житла, будівництво,  оформлення права власності, продаж майна, депутатська діяльність, створення служб, управлінь, відділів та інше. У звітному році робота по підготовці довідкового та інформаційних видань не проводилась.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання  документів НАФ  в архівних  підрозділах установ, підприємств та організацій.

В цьому році погоджено 14 номенклатур справ, схвалено 2 Інструкції з діловодства, 20 Положень про експертні комісії та 5 положень про архів (архівні підрозділи).

 Протягом року проведено 8   перевірок установ  міста з питань  діловодства та  архівної справи: 2 контрольні та 6 тематичних перевірок.  

Проведено 2 семінари з підвищення кваліфікації відповідальних за ведення діловодства та керівників управлінь, установ міськвиконкому з питань складання   Положень про ЕК та архіви, описів справ,   виконання  та облік запитів, брала участь у 5 семінарах.

Створена картотека обліку місцезнадходження документів ліквідованих та реорганізованих установ. Ці дані розміщені на стенді у коридорі біля кабінету архівного відділу. Підготовлені листи керівникам реорганізованих установ  щодо уточнення складу документів, після надходження інформації картотека буде доповнена.

Постійно наповнюється   інформацією сайт архіву «Електронна мережа архівів Київщини».

Складено списки юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу, які не передають документи  та які мають аудіовізуальні документи у зоні комплектування архівного відділу  а також список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Списки подані в ДАКО на затвердження.

5.Використання інформації документів НАФ.

Протягом 2013 року  надійшло та виконано 112 тематичних запитів, з них 107 - з позитивним результатом. Запити такої тематики: архівні копії та витяги з рішень міської ради та виконавчого комітету щодо надання  у приватну власність земельних ділянок,  затвердження технічної документації для видачі державних актів на землю, підтвердження  заповітів та інших нотаріальних справ, що велися секретарем Ржищівської селищної Ради.

Протягом 2013 року надійшло та виконано 140 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом – 139 запитів.   Всього на особистому прийому зареєстровано 252 громадян. Основна тематика звернень громадян –  довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій , підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи колишніх робітників заводу «Радіатор» та  виконання  робіт у зоні забруднення в період ліквідації аварії на ЧАЕС.

Опубліковано  4 статті у місцевій газеті «Ржищів» :   «У пошуках втра-чених документів» (№ 17-18 від 26.04.13),  «Ржищівському архіву – 15 років» (№ 23-24 від 05.07.13), «Неоціненна спадщина»(щодо виявлення приватних зібрань) (№ 35-36 від 27.09.13)  та стаття присвячена Дню працівників архівних установ, радіопередача не вийде, в зв’язку з закриттям радіомовлення в місті. Підготовлена 1 виставка архівних документів 1944 року «Перші кроки на визволеній землі…» присвячена 70-ій річниці визволення Київщини від німецько-фошистських загарбників.

Брала участь у святкуванні  визволення  Київщини від німецько-фашистських загарбників, у вшануванні  жертв голодомору на Україні,  та відзначенні інших державних свят: Дня Конституції, Дня Незалежності, святкуванні 862 річниці міста Ржищева та в обласному фестивалі «Ржищівський вінок», «Трипільське коло»

Архівний відділ  працює над підготовкою інформаційно-культурного видання “Ржищів”.

На виконання доручень Уряду щодо поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян, виконавчим комітетом розроблений графік прийому громадян, але, при потребі,  прийом громадян здійснюється щодня. Запити виконуються вчасно, повторних запитів не має. Тематичні запити виконуються на платній основі. Найбільш актуальні питання: архівні витяги та копії рішень міської (селищної) ради та виконавчого комітету про надання земельних ділянок для будівництва та в приватну власність, копії нотаріальних документів, які велися селищною Радою,  підтвердження трудового та пільгового стажу та довідки про заробітну плату, депутатська діяльність. Для виконання  даних запитів використовується картотека та  перегляд справ за ті чи інші роки. Інформація про необхідні документи для отримання довідок, про  склад фондів архівного відділу постійно друкується у місцевій газеті.  Створена картотека місцезнаходження ліквідованих та реорганізованих установ, підприємств міста, інформація розміщена на стенді в коридорі біля кабінету архівного відділу.

Протягом 2013 року видано 14 довідок, які підтверджують трудовий стаж. До пакету довідок для пільгового пенсійного забезпечення архівним відділом надаються ксерокопії особових рахунків, особових карток, копії протоколу про атестацію робочих місць та інші.

Тематика соціально-правових запитів переважно стосується підтвердження трудового стажу (тому числі довідки для підтвердження  права на пільгове пенсійне забезпечення), довідки про заробітну плату, про участь у ліквідації аварії на ЧАЕС. Прогноз щодо збільшення чи зменшення звернень непередбачуваний, це залежить від змін у пенсійному законодавстві та необхідності проведення перерахунків пенсій, тематика звернень не змінюється.

Розроблений план заходів забезпечення пожежної безпеки на 2013 рік в архівному відділі;  підготовлена 3 доповідні записки міському голові щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу та лист з розрахунками коштів, які необхідно передбачити при плануванні бюджету на 2014 рік; погоджені з відділом НС  заходи для практичних навчань та інструктажів щодо пожежної безпеки з відповідальними за ведення архівної справи установ, організацій міста; інструктаж з начальником відділу проводиться два рази на рік  відповідальним за пожежний стан виконавчого комітету Ржищівської міської ради; порядок дій працівників архіву на випадок виникнення пожежі розміщений в сховищі та робочій кімнаті.  Програмою розвитку архівної справи на 2012-2014 роки передбачено встановлення пожежної сигналізації, але кошти з місцевого  бюджету не виділені.

 Придбано новий монітор, проведено ремонт компютерного обладнання. Придбаний 1 новий вогнегасник та 1 вогнегасник перезаряджений.

Наприкінці року складається  план роботи  та розвитку архівної справи в місті.  Плани складаються  з врахуванням методичних рекомендацій та можливостей, потреб міста, затверджуються міським головою.

Складаються річні звіти про виконання плану розвитку архівної справи, про стан  та обсяг документів НАФ, що зберігаються в установах, паспорт архівної установи та інша додаткова інформація.

На початку року подається звіт неприбуткової установи до Кагарлицької ОПДІ.

Інформація про роботу архівного відділу подається кожного кварталу для звіту роботи міськвиконкому  на засіданні сесії міської ради,    щоквартально готувалась інформація міському голові  про роботу зі зверненнями громадян, було підготовлено 4 подання міському голові про  встановлення пожежної сигналізації, придбання вогнегасників та придбання металевих стелажів. Діловодство в архіві ведеться згідно нових Правил роботи архівних установ України. Справи ведуться відповідно номенклатури  справ, відкладаються у сейфі.