З В І Т

про роботу архівного відділу

за 2014  рік

 1..Основні організаційні заходи.

 На виконання листів Державного архіву Київської області відділом були підготовлені інформації: від  30.01.2014 № 01-29/72   про заходи щодо посилення стану збереження документів, підвищення рівня пожежної безпеки в архівному відділі, від 28.02.2014 № 01-3-/141  інформація щодо упорядкування документів для переходу на електронний документообіг, від 15.04.2014 р. № 01-30/297  про проблемні питання архівного відділу, від 11.09.2014 № 01-30/789 щодо ведення діловодства в органах місцевого самоврядування. На виконання наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 розроблені та проведені заходи щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу, складений кошторис для встановлення пожежної сигналізації в сховищі.  На виконання розпорядження міського голови від 17.02.2014 № 65 «Про посилення роботи із зверненнями громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету Ржищівської міської ради» надається інформація за півроку та за рік про кількість звернень, тематику та соціальний стан громадян, що звернулися до відділу. На виконання листа Державного архіву Київської області від 18.04.2014 № 01-30/318 надана інформація щодо  виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009-2014 роки та розроблена Програма здійснення контролю на 2015 – 2019 роки,  на виконання листа ДАКО від 10.11.2014 № 01-30/955 надана інформація про стан проведення комплексних перевірок установ-джерел формування НАФ та розроблений План-графік проведення комплексних перевірок установ-джерел комплектування архівного відділу на 2015 – 2019 роки. На виконання листа ДАКО від 18.02.2014 № 01-30/116 брала участь у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівному відділі.

Інформація про роботу архівного відділу виконкому Ржищівської міської ради подається щоквартально міському голові для доповіді на сесії міської ради про роботу міськвиконкому. На засіданні виконавчого комітету Ржищівської міської ради щоквартально заслуховувалась інформація про роботу зі зверненням громадян в архівному відділі: кількість звернень, тематика та категорії громадян. Міському голові  надавались 3 доповідних записки та клопотання  про необхідність забезпечення відділу   картонажами, про   придбання вогнегасників та посилення протипожежного захисту, встановлення пожежної сигналізації, заміну дерев’яних стелажів на металеві. ТОВ «Райпроменерго» у січні 2014 року розроблено локальний кошторис № 9-1-1 для встановлення пожежної сигналізації в сховищі архіву, але через відсутність коштів, сигналізація не встановлена. На звернення заступника міського голови підготовлений інформаційний лист про склад документів фонду № 1 «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» та інформаційний лист  УПФУ в Кагарлицькому районі щодо фондів документів з особового складу.

Брала участь у семінарських засіданнях    міськвиконкому щодо ведення діловодства та виконання листів, роботи зі зверненнями громадян, семінарі управління юстиції з питань ведення архівної справи (підготовка документів до передачі на зберігання), в нарадах ДАКО з питань  роботи Електронної мережі архівних установ Київшини та охорони праці в архівних установах, у навчанні щодо дій під час надзвичайних ситуацій, яке проводили співробітники Головного управління ДСНС у Київській області,   в засіданнях сесій міської ради з таких питань: затвердження та внесення змін до бюджету, питання соціально-економічного розвитку міста, роботи зі зверненнями громадян,  вирішення земельних питань та продажу комунального майна, роботи відділів та служб міськвиконкому,  в нарадах  міського голови,   які проводяться щопонеділка, 1 розширена  колегія ДАКО з питань підсумків роботи за 2013 рік та планування роботи на 2014 рік.  

1.9.1       Трудовий архів не створено.

2. Забезпечення зберігання та державний облік документів НАФ.

2.1      У 2014 році проведено перевіряння наявності справ 1-го фонду: ф. № 4 «Ржищівський завод «Радіатор » в кількості 398 од. зб. Складені акти перевірок. У сховищі упорядковано фонди і розміщені пофондово.  Проводилася робота з постелажно-топографічним покажчиком та пофондовими топографічними картками, внесені зміни у складанні покажчиків. Контроль за температурним режимом проводився щотижня, у журналі обліку зроблено 89 записів вимірювання температури повітря у сховищі, середня температура 16-18 градусів тепла. 83 коробки та 76 пог.м стелажів – обезпилено.

У 2014 році на держзберігання надійшли документи 1 частини фонду: «Виконавчий комітет Ржищівської міської  ради». Всього 42 од. зб.

Документи історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном та документи іноземного походження не виявлені. Приватних архівних зібрань теж не виявлено.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

Продовжувалась каталогізація документів фонду № 1 “Виконавчий комітет Ржищівської міської ради”, переглянуто 34 справ та виготовлено 209 карток. Тематика карток: виділення земельних ділянок, житла, будівництво,  оформлення права власності, продаж майна, депутатська діяльність, створення служб, управлінь, відділів та інше. Розпочато роботу з універсальним електронним каталогом, до каталогу внесено 1022 електронні картки за 1944 – 1968 роки та 2008 р.

У звітному році підготовлено інформацію про архівний відділ виконавчого комітету Ржищівської міської ради до  путівника Архівні установи Київської області.

Автоматизованих інформаційно-пошукових систем  в архіві не впроваджено.

4. Формування Національного архівного фонду. Організація зберігання  документів НАФ  в архівних  підрозділах установ, підприємств та організацій.

В цьому році схвалено 4 номенклатури справ та 1 Положення про експертну комісію.

Протягом року проведено 8   перевірок установ  міста з питань  діловодства та  архівної справи: 1 комплексна та 7 тематичних перевірок.  

 Проведено 3 семінари з підвищення кваліфікації відповідальних за ведення діловодства та керівників управлінь, установ міськвиконкому з питань складання описів справ, планування дій на випадок надзвичайних ситуацій та відповідальність за зберігання документів.

Використання інформації документів НАФ.

Підготовлено 2 інформаційних листи: «Про кількість фондів ліквідованих юридичних осіб (документів з особового складу)»  Управлінню пенсійного фонду України в Кагарлицькому районі та «Про склад документів фонду «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» міськвиконкому.

Опубліковано  7 статтей у місцевій газеті «Ржищів» :   «Архівна справа – дзеркало держави…» (№  1-2 від 17.01.14),  «Про планування дій на випадок надзвичайних ситуацій» (№ 13 від 28.03.14), «Герої не вмирають…» (№ 21 від 23.05.14), «Перші кроки до незалежності» (№ 32 від 05.09.14), «До 120-ї річниці з дня народження О.Довженка» (№ 33 від 12.09.14), «Чорна дошка. Голодомор на Київщині 1932-1933 рр. мовою документів» (№ 47 від 28.11.14)  та стаття присвячена Дню працівників архівних установ.

 Підготовлена 1 виставка архівних документів 1944 року присвячена 70-ій річниці визволення України від німецько-фашистських загарбників.

Брала участь у відзначенні 200-ї річниці з Дня народження Т.Г.Шевченка,  визволення  України від німецько-фашистських загарбників та Дня Перемоги, Дня Скорботи, у вшануванні учасників аварії  на ЧАЕС та жертв голодомору на Україні,  та відзначенні інших державних свят: Дня Конституції, Дня Незалежності, відзначення 863 річниці міста Ржищева.

 В січні 2014 року в архівному відділі працювало 3 дослідники (працівники обласного археологічного музею), видано 10 од.зб.

Секретних документів НАФ у відділі не має.

На виконання доручень Уряду щодо поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян,  міським головою видано розпорядження від 17.02.2014 № 65 «Про посилення роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету Ржищівської міської ради», звіт про роботу надається до загального відділу щоквартально, прийом громадян здійснюється щодня. Запити виконуються вчасно, повторних запитів не має. Тематичні запити виконуються на платній основі. Найбільш актуальні питання: архівні витяги та копії рішень міської (селищної) ради та виконавчого комітету про надання земельних ділянок для будівництва та в приватну власність, копії нотаріальних документів, які велися селищною Радою,  підтвердження трудового та пільгового стажу та довідки про заробітну плату, депутатська діяльність. Для виконання  даних запитів використовується тематична картотека, універсальний електронний каталог та  перегляд справ за ті чи інші роки. Інформація про необхідні документи для отримання довідок, про  склад фондів архівного відділу постійно друкується у місцевій газеті.  Створена картотека місцезнаходження ліквідованих та реорганізованих установ, підприємств міста, інформація розміщена на стенді в коридорі біля кабінету архівного відділу. Є звернення громадян  електронною поштою, всі запити виконано, надаються рекомендації щодо місцезнаходження документів.

Протягом 2014 року видано 18 довідок, які підтверджують трудовий стаж. До пакету довідок для пільгового пенсійного забезпечення архівним відділом надаються ксерокопії особових рахунків, особових карток, копії протоколу про атестацію робочих місць та інші.

В місцевій газеті «Ржищів» постійно публікуються інформації про роботу відділу, в цьому році опубліковано 3 статті за документами Державного архіву області.

На платній основі виконуються тематичні запити фізичних осіб та юридичних осіб, документи яких не зберігаються в архіві. Протягом року виконано 20 запитів на платній основі ( архівні витяги, копії щодо надання в приватну власність земельних ділянок, затвердження технічної документації для виготовлення державних актів на землю, копії договорів купівлі – продажу та інші).

Тематика соціально-правових запитів переважно стосується підтвердження трудового стажу (тому числі довідки для підтвердження  права на пільгове пенсійне забезпечення), довідки про заробітну плату, про участь у ліквідації аварії на ЧАЕС.  Кількість звернень зменшується в зв’язку зі змінами у пенсійному законодавстві та необхідністю  проведення перерахунків пенсій.

 . Посилення протипожежного захисту в архівних установах (відповідно до наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 та наказу Державного архіву Київської області  від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах»).

 Розроблений план заходів забезпечення пожежної безпеки на 2015 рік в архівному відділі. У 2014 році були підготовлені 3 доповідні записки міському голові щодо посилення протипожежного захисту архівного відділу, а саме про виділення коштів для встановлення пожежної сигналізації та пожежного щита,  заміни деревя’них стелажів та металеві.

Порядок дій працівників архіву на випадок виникнення пожежі розміщений в сховищі та робочій кімнаті. В архівному відділі є інструкція про охоронний режим, затверджена наказом начальника від 10.03.2014 № 1, інструкція з пожежної безпеки, перелік практичних дій в разі надзвичайної ситуації, 28 січні 2014 року затверджено новий план евакуації документів з архівосховища.   В сховищі та робочій кімнаті архівного відділу 06 лютого проведено огляд охоронного та пожежного стану приміщень представниками державної пожежної служби в Кагарлицькому районі та відповідальним  за пожежний стан міськвиконкому.  Товариством «Райпроменерго» складений кошторис для встановлення в сховищі пожежо-охоронної сигналізації з підключенням до центрального пульту охорони Кагарлицького району.  Кошторисна вартість виконуваних робіт складає 8904 грн., але через відсутність коштів сигналізація не встановлена.

Стан упорядкування  документів   (додаток 3)

Упорядкування документів проведено власними силами 2 установами міста: Ржищівським міським управлінням  юстиції   та  Ржищівським міським судом  Київської області. Упорядковано 112 од. зб. управлінської документації постійного зберігання та  37 од. зб. з  кадрових питань.