Робота архівного відділу  у 2016 році спрямовувалась на виконання заходів розвитку архівної справи та управління архівною справою  на території міста Ржищева та проводилась згідно затвердженого міським головою планом роботи.

            Робота відділу проводилась за такими напрямками:

Забезпечення збереженості документів НАФ                  

     Проведено  ремонт документів з паперовою основою -  37 аркушів   фондів № 1 «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» та № 4 «ВАТ Ржищівський завод «Радіатор».  Закартоновано 42 од.зб. фондів «Міське фінансове управління Ржищівської міської ради» та  «Управління Державної казначейської служби України в м. Ржищів».

Проведено перевіряння наявності та фізичного стану справ 2-ох фондів. Всього перевірено 181 од.зб. Складені акти перевірки, аркуш перевіряння наявності та зроблено відповідні записи в облікових документах.

 Складені «Відомості про зміни  у складі та обсязі фондів» та погоджені ДАКО.

  Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ.

 Продовжувалась робота по каталогізації документів фонду № 1                     «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради», переглянуто 32 справи та виготовлено 370 карток на таку тематику: приватизація земельних ділянок,    оформлення права власності, продаж майна, перейменування вулиць, створення служб, відділів міськвиконкому та інші.

    3. Формування  Національного архівного фонду.

На державне зберігання до архівного відділу  документи надійшли документи фонду № 1 «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» в кількості 57 од.зб.,

«Міське фінансове управління Ржищівської міської ради» - 14 од.зб., «Управління Державної казначейської служби України в м. Ржищів» - 28 од.зб. та «Ржищівське міське управління юстиції» - 96 од. зб. Всього прийнято 195 од. зб. постійного зберігання та 3 од. зб. з кадрових питань (особового складу) ліквідованої юридичної особи. На схвалення та погодження ЕПК  подавалися  описи постійного зберігання в кількості 162 справ та з кадрових питань (особового складу) в кількості 22 справ,  погоджено 4 номенклатури справ.

Проведено 5 комплексних перевірок установ міст згідно графіка. Складені довідки перевірок. Надавались консультації працівникам  діловодних служб, керівникам з питань розроблень номенклатур справ, складення актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, термінів зберігання документів, видачі довідок, ведення архівної справи.

Проведено 3 семінари з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб та керівників установ, служб та управлінь міськвиконкому, в яких взяли участь 31 слухач.  Розглядалися питання впровадження системи електронного документування, складання номенклатур справ музеїв та бібліотек та інші.

Брала участь у 7-ми семінарах:  при міськвиконкомі проводились семінари щодо роботи зі зверненнями громадян та ведення діловодства, в семінарах  ДАКО за участю Головного управління Пенсійного фонду, обласного центру зайнятості, представниками музеїв області, в науково-практичній конференції "Виставкова діяльність архівних установ Київщини: досвід та перспективи.  Навчалась в центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій при Київській обласній державній адміністрації.

 4. Використання інформації НАФ.

Підготовлено 1 інформаційний лист: «Про склад документів опису № 3 фонду «Виконавчий комітет Ржищівської міської ради» (нотаріальні справи)».

Протягом  2016 року  надійшло та виконано 72 тематичних запити, з них  - 65 з позитивним результатом. Запити такої тематики: архівні копії та витяги з рішень міської ради та виконавчого комітету щодо надання  у приватну власність земельних ділянок,  затвердження технічної документації для видачі державних актів на землю, підтвердження  заповітів та інших нотаріальних справ, що велися секретарем Ржищівської селищної Ради.

Надійшло та виконано 55 запитів  соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом – 54 запити. Основна тематика звернень громадян –  довідки про заробітну плату для обчислення та перерахунку пенсій , підтвердження трудового стажу та документи, що підтверджують пільговий стаж роботи колишніх робітників заводу «Радіатор». Всього на особистому прийомі зареєстровано 127 громадян.

 Підготовлено до місцевої газети «Ржищів» 3 статті: «Громаді бути…» (№ 41 від 04.11.16), «Історія архівної справи – як складова культурної спадщини» (№ 45 від 02.12.16) та стаття присвячена Дню працівників архівних установ.

Підготовлено виставку документів  спільно з музеєм образотворчого мистецтва ім. І.-В.Задорожного присвячену пам’яті жертв голодомору 1932 – 1933 рр.

5.   Зміцнення матеріально-технічної бази архіву. 

  Пожежна сигналізація встановлена в архівосховищі та робочій кімнаті. Придбаний металевий стелаж протяжністю 14 пог. м.

Діловодство в архіві ведеться згідно нових Правил роботи архівних установ України. Справи ведуться відповідно номенклатури  справ, відкладаються у сейфі.